隨著IT行業的發展，IT行業內的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTO后在國內、市場上擁有與接軌的項目管理人才，越來越多的業界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓并力爭獲得世界上zui的職業項目（PMP）資格認證。同時，大部分的IT行業項目管理人士正嘗試使用項目管理軟件對自己的項目進行輔助管理
大部分項目管理軟件系統都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續成本；對各種材料，可以設立相應的會計和預算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數。大部分軟件程序都應用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預算成本進行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。
許多項目管理軟件包允許用戶從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目管理軟件輸入信息的過程叫做轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理軟件程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理軟件的一些信息輸入到這些應用程序中去。發出信息的過程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備注文件中。

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