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檔案密集架材質的辨識:
了解檔案柜的特性,對辨識其材質十分重要。比如檔案材有很強的韌性,不像紅材那樣脆。材匠在施工中辨識檔案材和紅材十分容易,在刨刃口很薄的情況下,只有檔案材可以出現類似彈簧外形一樣長長的刨花,而紅材只出碎如片狀的刨屑,有關這點任何一名硬材材匠都很清楚。
以上是辨識檔案材的初級階段,更重要的是從造型上判斷,檔案密集柜盛行的十七、十八世紀,已將檔案密集柜定了位,造型雖千變萬化,文人化的本質卻非常統一。從本質上理解黃金時代的中國明式密集柜,再加上對檔案材物理性的了解,辨識檔案就會變得十分簡單。
檔案密集架對檔案過程管理:
1、屬于公司保管的檔案,公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作,并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據為己有。
2、屬部門保管的檔案,在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室,各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
檔案柜對檔案的監督和銷毀:
1、辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄,進行定期或不定期的檢查,來監督各部門及各部門檔案的管理工作。
2、須報總批準銷毀時應有兩人以上負責監銷并在清單上簽字。
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