在多媒體會議系統控制下用戶只需要坐在觸摸屏前，便可以直觀的操作整個會議系統，包括系統開關、各設備開關、燈光明暗度調節、信號切換、信號源的播放和停止、各種組合模式的進入和切換、音量調節，以及對用于擴聲的會議音響系統；用于討論、表決、投票的數字會議及同聲傳譯系統；用于遠程會議的視頻會議系統；用于視頻、VGA信號顯示的大屏幕投影系統；用于提供音視頻信號的多媒體周邊設備等等。

由于目前計算機多媒體技術和數字通訊技術的飛速發展,信息量越來越大,處理信息的手段也越來越*,需要操作的設備也越來越多，多媒體會議系統的具體要求如下：
1.滿足會議、討論、演講、講座、培訓、學術交流等方面的需要；
2.滿足其他一些諸如同聲傳譯、遠程電視會議、卡啦OK演唱等等方面的需要。
3.具備良好的現場拾音、擴（放）音、錄音功能，簡而言之是說得清楚、聽得明白、記得牢固；
4.具有良好的現場攝像、放像、錄像功能，能播放多種記錄載體之上的視頻信號；
5.具有計算機多媒體信息播放、存儲功能；
6.具有各種文件、照（底）片或實物等的展示功能；
7.具有使系統操作簡單化的集中控制功能等等。
智能會議系統與以往的會議系統相比，具有顯著的優點：集成化的設計使會議室中的所有設備有機的統一在一起，從而大大豐富了整個會議的功能，明顯提高了效率。液晶觸摸屏直觀化、可視化的操作界面使繁多設備的被控變得簡便、快捷。