RFID技術有多種分類，按照其工作頻段可以分為低頻 125 ～ 134 kHz、高頻 13．56 MHz、超高頻 915 MHz 以及微波( 2． 45 GHz)RFID等。該技術是利用了磁場互感原理進行對物體信息的讀取，擁有邊界清晰、特征明顯、磁場分布規律性強等特點，對人體安全，射頻識別的同時具有密碼保護，安全性高，也因此被各行各業廣泛應用，檔案館不外如是。

現代檔案館中的智能化管理是結合了RFID技術和信息處理技術，通過信息管理系統去檢測檔案的精確位置，以及管控檔案館中的各種智能化設備，以達到檔案管理的自動化與系統化，確保檔案管理的安全性。

檔案袋或檔案盒在入庫時，都會粘貼一個RFID標簽，通過標簽與系統中的信息進行綁定，當讀寫器掃描到檔案時，就會讀取標簽信息，系統就會自動搜索出該檔案的所以相關內容。

使用智能密集架進行檔案管理是采用的自動模式，檔案上架時，將檔案任意放置智能密集架的空余位置處，智能密集架中的RFID天線板就會自動開啟掃描模式，并將檔案位置與檔案信息綁定，反饋至系統中，該檔案的信息系統可通過設置自動刷新，實時更新架體內檔案位置與相關信息，即使無序上架檔案也可以有序管理。

檔案借閱時，通過RFID技術綁定用戶的借閱卡信息。用戶到館員工作站刷借閱卡進行借閱，管理人員根據用戶需求查詢檔案位置，系統會自動點亮檔案在密集架中的具體位置，管理人員到相應位置取走檔案，用戶完成借閱手續即可取走檔案。

檔案歸檔時，用戶在館員工作站履行的歸還手續，標簽讀寫、刷借閱卡等程序完成檔案的歸還，管理人員通過系統掃描標簽信息，查閱檔案歸還位置，根據系統及密集架指示燈提示等將檔案放置正確的位置。

檔案盤點時通過處理系統啟動盤點程序，密集架的RFID天線板自動對架體內的檔案位置及信息進行掃描讀取，當發現異常或丟失情況會自動進行提示并報警。

RFID的應用讓檔案管理智慧化、自動化邁出了一大步，自動精準地確定檔案位置、狀態，在整個過程中可實現無人管理，大大提升了工作效率，也規避了人為操作中存在的一些問題，提高了加密檔案的安全性。