檔案是國家進行經濟、文化建設的可靠依據，是社會實踐活動的真實記錄和可靠憑證。然而檔案管理是一項十分嚴謹繁雜的工作，在工作時，要把各種檔案管理的要求裝訂移送檔案室保管，基于檔案的重要性，要求檔案管理人員在工作時需十分的謹慎嚴謹。對于檔案工作者來說，隨著社會經濟文化不斷發展，檔案也隨之增多，盤點、查找、借還，檔案管理的工作量也變得非常大，即使再怎么謹慎也避免不了管理過程中出現的問題。

好在科技的發展，各種現代化技術的應用，讓各行各業的工作方式也愈加的智能，檔案行業也不例外。以物聯網、云計算等為技術依托的智能密集架逐漸成為了各個行業資料管理的新寵。智能密集架直面檔案管理難題，利用RFID超高頻技術，可以輕松盤點、實時定位架體內的檔案，實現檔案的快速入庫、移庫、批量上下架，借閱檔案位置導航等。對比人工管理，智能化的操作減輕了人工管理的難度，同時通過計算系統保管檔案，更加嚴謹精確，不會因為時間長而丟失。

此外，智能密集架也擁有很高的安全系數，一方面智能密集架擁有非常多種的解鎖方式，比如密碼、指紋按鍵、九宮格、人臉、聲音等，工作人員只需要將自己的指紋、聲音、人臉等錄入系統或者設定好智能密集架的解鎖密碼，就可以實現“無鑰匙”辦公，檔案隨取隨拿，無序擔心丟失。另一方面，智能密集架在人體安全上也表現突出，具有多重紅外報警功能，當人員進入架體被紅外設備檢測到時，系統會自動鎖定架體移動，杜絕人員被架體夾傷的隱患。

智能密集架對于現代企業檔案管理的優勢十分明顯。擁有的智能型的管理系統，只需通過一套軟件就可以進行控制，實現檔案的事物管理，條目級管理以及檔案內部溫度的控制。減少不必要的勞動消耗，讓檔案工作更具嚴謹性和安全性。