從智慧檔案館角度而言，首先應當將檔案信息數據化，運用科學技術將紙質檔案和紙質檔案數字化圖像及錄音錄像檔案等全部轉化為電腦可以檢索的電子數據，并進行統計、計算、科學研究、數據分析以及主動推送，這就是檔案的數據化，是智慧檔案建設的核心，也是檔案智慧化管理的必要條件。

異地備份，數據都是電子的，相對于紙質檔案，已經形成的電子數據安全系數較低，風險也較大，因此為確保其安全，應當全部進行異地備份，如遇檔案館數據不慎丟失，能確保有備份的數據可直接使用。自動報警，在檔案室的設備使用上應當使用防火、防水、防盜、防遠程攻擊等的自動報警設備。通過感知溫濕度情況，當檔案室溫濕度超過范圍值應啟動自動報警與調控設備。防火防水，檔案館建設在材料的使用上應當防火、防水，安裝自動滅火裝置，在發生火災的情況下自動撲滅，確保數據安全。數據防火墻，采用*的信息安全保障技術與設備，建立數據防火墻，避免有人惡意竊取、篡改、調換或銷毀數據。