“智慧檔案館”是智慧城市背景下社會公眾對檔案事業的一種期望，是檔案資源、檔案業務、檔案館舍、檔案人在以云計算、大數據等技術下構筑的信息生態環境下呈現出的新形態。對比傳統檔案館，智慧檔案館具有“智”與“慧”的內涵，建設智慧檔案館就是要賦予檔案館中的“物”以智能，賦予檔案資源信息、管理者智慧的特性，將“人”與“物”基于“信息系統”融合為一體，從而使檔案館內部的業務活動和對外提供的社會服務呈現出“智慧”特征。

 

智慧檔案館借助于RFID視頻識別技術，可以更為方便地對當前庫存檔案做出盤點，檔案人員僅僅需要手持RFID采集器即可，對檔案盒做出一一掃描之后結合計算機終端來對RFID電子標簽以及存儲于系統之中的相應數據做出對比，這樣就能夠在短時間之內快速地完成比對工作，同時還能夠自動生成相應的報表，很大程度上地降低了人工盤點所需要付出的工作精力以及工作時間，保證了數據內容的可靠性。

智慧檔案館集成RFID技術，通過視頻監控一起保障實體檔案安全，檔案非法出入庫時自動報警并通知管理人員。通過數據加密傳輸，防止非法入侵、結合防火墻等其它軟、硬件設備及技術手段，保障電子檔案數據的安全。

得益于大數據、云計算技術，將采集的檔案信息上傳至系統平臺，視頻監控、紅外檢測、門禁管理設備，通過本平臺統一管理調度，管理人員可直接在終端對檔案信息館內設備進行管理，實時了解檔案館環境情況以及安全狀況，還能隨時隨地把控檔案庫房環境以及檔案資料的出入庫以及借閱情況。